Política de Privacidad y Tratamiento de Datos
Lineamientos de recolección, uso, seguridad y custodia de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 de la República de Colombia.
Última actualización: 11/10/2026 • Versión 2.0Contenido
Compromiso con su Privacidad
En Firmas EDGASANC (en adelante, "LA PLATAFORMA"), la privacidad, confidencialidad y seguridad de su información es un pilar fundamental. Esta Política de Privacidad describe de manera transparente cómo recolectamos, utilizamos, almacenamos y protegemos sus datos personales en el marco de la emisión de firmas electrónicas, validación de identidad y estampado cronológico.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de LA PLATAFORMA es:
- Razón Comercial: Firmas EDGASANC • EDGASANC.COM
- Domicilio y Jurisdicción: República de Colombia
- Canal Oficial de Atención Habeas Data: soporte@edgasanc.com
- Portal Web Oficial: https://firmas.edgasanc.com
2. Marco Normativo Aplicable
Esta política se expide en cumplimiento estricto del régimen colombiano de protección de datos personales y comercio electrónico:
Ley Estatutaria 1581 de 2012
Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia.
Decreto 1377 de 2013
Reglamenta la recolección, autorización y políticas de tratamiento.
Ley 527 de 1999 y Dec. 2364 de 2012
Validez y confiabilidad de firmas y mensajes de datos.
Ley 1273 de 2009
Protección de la información y de los datos informáticos en Colombia.
3. Principios Rectores del Tratamiento
LA PLATAFORMA aplica de forma integral los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada sujeta a la ley colombiana.
- Principio de Finalidad: La recolección obedece a una finalidad legítima de prestación del servicio de firma electrónica debidamente informada al titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos no están disponibles en internet de manera pública y solo acceden los titulares o autorizados.
- Principio de Seguridad y Confidencialidad: Implementación de medidas técnicas, humanas y administrativas de alto nivel para evitar adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
4. Datos Personales Objeto de Tratamiento
Para la correcta prestación del servicio de firma y la conformación del Certificado de Auditoría Legal, LA PLATAFORMA recolecta:
| Categoría de Datos | Datos Específicos | Finalidad Técnica |
|---|---|---|
| Datos de Identificación | Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, cargo o empresa. | Identificación formal del firmante en el documento y en el Certificado de Auditoría. |
| Datos de Contacto | Correo electrónico y número de teléfono móvil. | Envío del enlace de firma, códigos de seguridad OTP y entrega del PDF final firmado. |
| Datos Biométricos / Gráficos | Trazo manuscrito en pantalla táctil, texto caligráfico o imagen de firma. | Estampado visual de la firma en la posición configurada del documento PDF. |
| Metadatos de Trazabilidad | Dirección IP pública, User-Agent (navegador/sistema operativo), geolocalización aproximada, fecha y hora UTC exacta (Timestamp RFC 3161), Hash SHA-256. | No repudio, garantía de integridad y cumplimiento probatorio (Art. 247 CGP). |
5. Finalidades del Tratamiento de los Datos
Los datos personales recolectados por LA PLATAFORMA son tratados con las siguientes finalidades legítimas:
- Emisión de Firmas Electrónicas: Permitir que las partes vinculadas suscriban válidamente documentos digitales con pleno valor probatorio.
- Generación de Auditoría Probatoria: Elaborar el Certificado de Auditoría Legal (*Audit Trail*) anexo al PDF con evidencia técnica verificable.
- Verificación de Identidad por OTP: Envío de códigos de un solo uso (*One-Time Password*) para asegurar la identidad del firmante.
- Estampado Cronológico de Tiempo: Sellar criptográficamente la fecha y hora oficial del documento con una Entidad de Certificación Acreditada (TSA).
- Facturación y Pagos: Procesamiento seguro de pagos de paquetes de firmas mediante la pasarela autorizada BOLD.
- Soporte Técnico y Notificaciones: Brindar atención al cliente, resolver consultas y enviar estados de firmas vía Webhooks o correos.
6. Derechos de los Titulares de los Datos (Habeas Data)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA PLATAFORMA en caso de datos inexactos, incompletos o fraccionados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado por LA PLATAFORMA sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la legislación de protección de datos.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales (salvo deber legal o contractual de conservación probatoria de documentos firmados).
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Procedimiento para Consultas, Reclamos y Ejercicio de Derechos
Para ejercer cualquiera de sus derechos de Habeas Data, el titular o su causahabiente podrá enviar una solicitud formal al canal habilitado:
Correo Electrónico Oficial: soporte@edgasanc.com
Asunto: "Ejercicio de Derechos Habeas Data - [Nombre del Titular]"
Consultas:
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Reclamos y Rectificaciones:
Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
8. Medidas de Seguridad de la Información y Cifrado
LA PLATAFORMA aplica directivas y controles de seguridad de la información alineados con el Anexo A de la norma ISO/IEC 27001:2022:
Cifrado en Tránsito
Protocolo HTTPS con certificados SSL/TLS de alta seguridad.Cifrado en Reposo
Almacenamiento privado de documentos en carpetas no públicas protegidas.Autenticación Fuerte
Control de acceso RBAC, tokens Sanctum y validación OTP.9. Transmisión de Datos a Terceros Encargados
Para la operación técnica del servicio, LA PLATAFORMA podrá transmitir datos exclusivamente a aliados estratégicos encargados que cumplen altos estándares de seguridad:
- Pasarela de Pagos BOLD: Para el procesamiento monetario seguro de compras de paquetes de firmas.
- Servicio de Sellado de Tiempo (TSA): Para la certificación de estampas cronológicas conforme a RFC 3161 acreditadas por ONAC.
10. Período de Vigencia de las Bases de Datos
Los datos personales y los registros de auditoría de documentos firmados se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del servicio y los plazos legales de conservación probatoria previstos en el Código de Comercio y normas tributarias de Colombia (mínimo 5 a 10 años).